Kasseapparatet er den del af virksomheden, hvor uagtsomhed koster mest. Ikke fordi udstyret er dyrt, men fordi en skatterevision uden korrekte optegnelser må anslå omsætningen – og skøn falder sjældent ud til din fordel.
Hvad der er krav om
DE Tyskland
AT Østrig
CH Schweiz
Tyskland: TSE og dokumentationspligt
Hvis man bruger et elektronisk kassesystem, skal man siden 2020 have en teknisk sikkerhedsudstyr. Hun underskriver hver transaktion på en sådan måde, at den ikke kan ændres efterfølgende uden at det bemærkes.
Den findes som USB-nøgle, SD-kort eller som cloud-løsning. Til en foodtruck er cloud-varianten som regel den bedste: Den kræver ingen enhed, der kan gå i stykker eller gå tabt – men forudsætter en dataforbindelse. Hvis du er til festivaler uden mobildækning, er du bedre stillet med en lokal TSE.
Skel mellem åben kasse og elektronisk kassesystem. En åben kasse – en pengekasse med håndskrevet kassebog – er fortsat tilladt og kræver ingen TSE. Ved et elektronisk kassesystem, der falder ind under anvendelsesområdet for kassesikringsforordningen, gælder de dertil fastsatte krav. Tjek TSE, dataeksport, dokumentation og indberetningspligt med udbyderen.
Forpligtelsen til at udstede kvitteringer
For hvert salg skal der udfærdiges en kvittering, som skal udleveres til kunden tilbydes blive. Om han tager den med, er hans sag – at den er blevet udleveret, er din pligt.
Kvitteringen må gerne være digital: som QR-kode, på skærmen eller via e-mail. Det sparer papir og tid. Den skal dog være tilgængelig med det samme, ikke først efter arbejdstid.
Anmeldelsespligt til skattemyndighederne
Hvert elektronisk registreringssystem skal anmeldes til skattemyndighederne – med kasseapparatets og TSE'ens serienummer, anskaffelsesdato og anvendelsessted. Dette sker elektronisk via ELSTER-portalen.
Østrig: Kasseapparat og underskrift
Forpligtelsen træder i kraft fra 15.000 euro i årlig omsætning, hvis kontantomsætningen overstiger 7.500 euro. Kontantomsætningen omfatter også kortbetalinger på stedet. En virksomhed, der udelukkende modtager kortbetalinger, er derfor ikke automatisk undtaget. For visse former for udendørs omsætning gælder der særlige regler, hvis betingelser skal vurderes individuelt.
Kassen har brug for en Signaturgenerator, oftest som kort eller cloud-tjeneste. Hvert kvittering bærer en maskinlæsbar kode, der sikrer sporbarheden af omsætningen.
Forpligtelsen til at udstede kvitteringer gælder uafhængigt heraf. Selv dem, der holder sig under grænserne og ikke har brug for et kasseapparat, skal udlevere en kvittering til hver kunde – om nødvendigt håndskrevet fra en kvitteringsblok.
Årsopgørelsen
Ved årets udgang skal der udfærdiges og kontrolleres en årsopgørelse. Hvis man glemmer det, risikerer man en bøde – og mange glemmer det, fordi der ikke er noget, der minder en om det. Skriv datoen i din kalender.
Schweiz: den mest liberale lovgivning
Der er ingen pligt til at føre kassebog, og der er ingen krav til den anvendte teknologi. Det kræves blot, at optegnelserne er fuldstændige, sandfærdige og gennemsigtige – hvordan du opnår det, er op til dig.
I praksis betyder det ikke, at man må være skødesløs. Ved en kontrol skal hver eneste omsætning kunne dokumenteres. Tjek med din bogholder, om den valgte registrering, sikkerhedskopiering og opbevaring opfylder disse krav.
Hvad et kassesystem i en foodtruck skal kunne
Uanset hvilket land der er tale om, gælder de samme praktiske krav:
- Fortsæt uden sikkerhedsnet. På festivaler bryder mobilnettet jævnligt sammen, når ti tusinde mennesker deler det samme dækningshul. Et kassesystem, der går i stå, koster en hel dag.
- Kortbetaling er integreret. Separate enheder betyder dobbelt indtastning og dobbelt fejlkilde.
- Hurtig betjening. Når der er travlt ved frokosttid, tæller hvert sekund. Faste produktfliser slår enhver søgefunktion.
- Batteridrift. Der er ikke strøm ved alle salgsvinduer.
- Robusthed. Fedt, varme og våde hænder er hverdagskost.
Vælg to betalingsmetoder. Kortlæsere går i stykker, netværk bryder sammen, batterier løber tør. Hvis man kun tager imod kort, og terminalen svigter, står man tilbage med fulde udstillingsvinduer og ingen omsætning. En kontantbeholdning som sikkerhed er derfor en nødvendighed.
Hvad koster kortbetaling?
| Indlæg | Typisk omfang |
|---|---|
| Terminal, købt | 200 – 400 € |
| Terminal, lejet | 10 – 30 € om måneden |
| Transaktionsgebyr for Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Transaktionsgebyr for kreditkort | 1,5 – 2,9 % |
| Kassesystem | 0 – 60 € om måneden |
| TSE (Tyskland) | 50 – 200 € engangsbeløb eller 5 – 10 € pr. måned |
Ved en daglig omsætning på 800 euro og tolv arbejdsdage udgør et gebyr på to procent cirka 190 euro om måneden. Det er ingen grund til at undvære kortbetalinger – den, der ikke tilbyder dem, mister mere omsætning, end gebyret udgør – men det skal medregnes i beregningen.
Opbevaring
Kasseoplysninger skal opbevares i den form, de blev oprettet i. En udskrift er ikke tilstrækkelig: Der kræves digitale enkeltdata, der kan eksporteres og maskinlæses.
Opbevaringsfrister
DE Tyskland
AT Østrig
CH Schweiz
Den dyreste fejl: Kasseoplysninger må kun opbevares på selve enheden. En stjålet tablet eller en defekt harddisk betyder ikke kun tab af data, men også en opbevaringspligt, der ikke kan opfyldes. Eksporter dataene hver måned, og opbevar udskrifterne separat.