La caja registradora es la parte del negocio en la que un descuido sale más caro. No porque los aparatos sean caros, sino porque, si no tienes los registros en regla, la inspección fiscal puede tener que estimar la facturación… y las estimaciones rara vez te favorecen.
Lo que hay que tener en cuenta
DE Alemania
AT Austria
CH Suiza
Alemania: TSE y obligación de presentar justificantes
Si usas una caja registradora electrónica, desde 2020 necesitas una dispositivo técnico de seguridad. Ella firma cada operación de tal forma que no se pueda modificar posteriormente sin que se note.
Las hay en forma de memoria USB, tarjeta SD o como solución en la nube. Para un food truck, la opción en la nube suele ser la mejor: no necesitas ningún dispositivo que se pueda estropear o perder, aunque sí requiere una conexión a Internet. Si te gustan los festivales sin cobertura, te conviene más una TSE local.
Distinguir entre caja registradora abierta y sistema de caja registradora electrónico. Sigue estando permitida una caja registradora abierta —una caja con un libro de caja escrito a mano— y no necesita TSE. Si usas un sistema de caja registradora electrónico que entre en el ámbito de aplicación del Reglamento de Seguridad de las Cajas Registradoras, se aplican los requisitos previstos para ello. Consulta con el proveedor sobre el TSE, la exportación de datos, la documentación y la obligación de notificación.
La obligación de emitir recibos
Por cada venta hay que emitir un recibo y entregárselo al cliente Ofertas Se hace. Que se lo lleve o no es cosa suya; que se haya pagado, es tu obligación.
El recibo puede ser digital: en forma de código QR, en pantalla o por correo electrónico. Así se ahorra papel y tiempo. Pero tiene que estar disponible al instante, no al acabar la jornada.
Obligación de dar de alta la actividad en Hacienda
Hay que dar de alta en Hacienda cualquier sistema de registro electrónico, indicando el número de serie de la caja registradora y del TSE, la fecha de compra y el lugar de uso. Esto se hace de forma electrónica a través del portal ELSTER.
Austria: caja registradora y firma
La obligación entra en vigor a partir de 15 000 euros de facturación anual, si la facturación en efectivo supera los 7.500 euros. La facturación en efectivo incluye también los pagos con tarjeta realizados in situ. Por lo tanto, un negocio que solo acepte pagos con tarjeta no queda automáticamente excluido. Para determinados tipos de facturación al aire libre existen normas especiales, cuyos requisitos deben comprobarse caso por caso.
La caja necesita una Unidad de creación de firmas, normalmente como aplicación o servicio en la nube. Cada ticket lleva un código legible por máquina que garantiza la cadena de transacciones.
La obligación de emitir un recibo se aplica independientemente de ello. Incluso si no superas los límites establecidos y no necesitas caja registradora, tienes que entregar un recibo a cada cliente; si hace falta, escrito a mano en un talonario de recibos.
El recibo anual
A final de año hay que elaborar y revisar la declaración anual. Si te olvidas, te arriesgas a una multa, y muchos se olvidan porque no hay nada que se lo recuerde. Anótate la fecha.
Suiza: la normativa más flexible
No es obligatorio tener caja registradora ni utilizar ningún equipo específico. Lo único que se exige es que los registros sean completos, veraces y comprensibles; cómo lo consigas, eso ya depende de ti.
En la práctica, esto no significa que puedas descuidarte. En caso de inspección, tienes que poder justificar cada venta. Comprueba con tu contable si el sistema de registro, copia de seguridad y conservación de datos que has elegido cumple estos requisitos.
Lo que tiene que saber hacer una caja registradora en un food truck
Independientemente del país, se aplican los mismos requisitos prácticos:
- Seguir adelante sin red. En los festivales, la red móvil se colapsa a menudo cuando diez mil personas comparten la misma zona sin cobertura. Si la caja registradora se queda bloqueada en ese momento, te cuesta todo un día.
- Pago con tarjeta integrado. Los dispositivos separados suponen tener que introducir los datos dos veces y el doble de posibilidades de cometer errores.
- Navegación rápida. Cuando hay mucha gente a la hora de comer, cada segundo cuenta. Los mosaicos fijos de productos son más eficaces que cualquier función de búsqueda.
- Funciona con batería. No todos los puestos tienen corriente en el mostrador.
- Solidez. La grasa, el calor y las manos sudadas son lo habitual.
Incluye dos formas de pago. Los lectores de tarjetas fallan, las redes se caen, las baterías se agotan. Si solo aceptas tarjetas y el terminal falla, te quedas con las vitrinas llenas y sin ingresos. Es imprescindible tener algo de efectivo de reserva.
Cuánto cuesta el pago con tarjeta
| Publicar | Volumen habitual |
|---|---|
| Terminal, comprado | 200 – 400 € |
| Terminal, alquilado | Entre 10 y 30 € al mes |
| Comisión por transacción con Girocard | 0,2 – 0,9 % |
| Comisión por transacción con tarjeta de crédito | 1,5 – 2,9 % |
| Software de caja registradora | De 0 a 60 € al mes |
| TSE (Alemania) | Entre 50 y 200 € de una sola vez o entre 5 y 10 € al mes |
Con una facturación diaria de 800 euros y doce días de trabajo, una comisión del 2 % te sale por unos 190 euros al mes. Eso no es motivo para dejar de aceptar tarjetas —quien no las ofrece pierde más ingresos de lo que cuesta la comisión—, pero hay que tenerlo en cuenta en el cálculo.
Almacenamiento
Los datos de caja deben conservarse tal y como se generaron. No basta con una copia impresa: se exigen los datos digitales individuales, que puedan exportarse y procesarse automáticamente.
Plazos de conservación
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El error más caro: Los datos de caja solo deben estar en el dispositivo. Si te roban la tableta o se te estropea el disco duro, no solo perderás los datos, sino que tampoco podrás cumplir con la obligación de conservación de datos. Exporta los datos cada mes y guarda las copias de seguridad por separado.